Handboek inschrijven
op aanbestedingen

Als bidmanager en trainer begeleid ik bedrijven bij het inschrijven op een aanbesteding. Ik merk dat veel bedrijven met dezelfde vragen worstelen. Dit inspireerde mij tot het schrijven van een boek met de antwoorden op deze vragen. Dat werd het Handboek inschrijven op aanbestedingen.

Voor de ondernemer

Inschrijven op aanbestedingen is een manier om opdrachten binnen te halen. Maar veel ondernemers zien er tegenop omdat het zo'n klus is. Mijn handboek is bedoeld voor de ondernemer voor wie het inschrijven op aanbestedingen geen dagelijkse werk is. Ik heb het echt met zo'n ondernemer in het achterhoofd geschreven.

Stappenplan

Een inschrijving moet precies en volgens een vast stramien gebeuren. Dat vereist een goede tijdsplanning. In mijn boek doorloop ik de procedure stap voor stap, aan de hand van 100 vragen. Maar wie alleen over een bepaald onderwerp informatie nodig heeft, kan volstaan met alleen die hoofdstukken. Het boek is gebaseerd op de actuele wetgeving, zoals de Aanbestedingswet die geldt vanaf april 2013.

Voorbeeldteksten uit het boek


Vraag 36: Waar houd ik rekening mee? (Uit hoofdstuk 4: Planning/checklist)
Lees meer

Verschillende activiteiten in de planning kunnen vrij veel tijd kosten. Plan daarvoor genoeg tijd in, wat ook betekent dat je op tijd begint.

Een belangrijk aspect is de tijd die nodig is om de op te leveren bewijsstukken in het bezit te krijgen. De Aanbestedingswet kent een aantal (verplichte) uitsluitingsgronden zoals deelname aan een criminele organisatie, omkoping, witwassen van geld, veroordeling, et cetera. Een aanbestedende dienst kan bewijsstukken vragen om vast te stellen dat dit niet van toepassing is.
Mogelijke bewijsstukken (zoals ook genoemd in de Aanbestedingswet):
  • uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel (niet ouder dan 6 maanden);
  • Gedragsverklaring Aanbesteden (niet ouder dan 2 jaar).
    Deze verklaring geeft aan dat de inschrijver zich o.a. niet aan omkoping schuldig heeft gemaakt en geen geld heeft witgewassen;
  • verklaring van de belastingdienst (niet ouder dan 6 maanden).
    Deze toont aan dat de inschrijver heeft voldaan aan de verplichtingen op grond van de op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot de betaling van sociale zekerheidspremies en/of belastingen;
  • referentieverklaringen. De referentie-eisen van sommige aanbestedingen bevatten ook de eis dat de referentie ondertekend is door de referent. Door omstandigheden zoals vakanties, ziekte, et cetera. kan het verkrijgen van een ondertekende referentie langer duren dan gedacht. Daarom is het belangrijk dat je alle zaken voor de aanbesteding waarvoor je afhankelijk bent van externe partijen zoals de hier bovengenoemde zaken de hoogste prioriteit geeft in je planning;
  • jaarverslagen / financiŽle gegevens;
    tekenbevoegdheid inschrijver.

Plan ruim tijd voor het opleveren van de definitieve versie van alle in te leveren stukken, deze te controleren en te tekenen. Dat kost altijd meer tijd dan je verwacht. Als het mogelijk is om een deel van de stukken al eerder in de procedure af te ronden, is dat zeer aan te raden.

En, een open deur wellicht, maar vergeet niet om enige uitloop in een planning in te bouwen. Activiteiten kunnen meer tijd kosten dan voorzien, medewerkers kunnen ziek worden, et cetera. Plaats daarom deadlines naar voren.

Extra informatie:
Houd er rekening mee dat het verkrijgen van een Gedrags Verklaring Aanbesteden (GVA) de nodige tijd kost. Deze kan bij het COVOG (Ministerie van Justitie) aangevraagd worden. De aanvraag voor een rechtspersoon heeft een doorlooptijd van minimaal 8 weken. Plan dit daarom ruim in en start er tijdig mee.



Vraag 44 Hoe stel ik de juiste vragen? (Uit hoofdstuk 5: Nota van Inlichtingen)
Lees meer

De juiste vragen zijn die vragen waarvan de antwoorden de inschrijver duidelijk maken wat de aanbestedende dienst wil, hoe ze dat wil en welke procedure ze daarbij volgt.

Het stellen van de juiste vragen is een combinatie van ervaring en logisch nadenken. Het begint met een oriŽntatie op datgene wat gevraagd wordt in de aanbestedingsstukken.

Met ervaring wordt niet alleen de eigen ervaring bedoeld (met wat inhoudelijk wordt gevraagd en ervaring met het aanbesteden), maar ook ervaring met de betreffende aanbestedende dienst. Dat laatste kan namelijk helpen in het beoordelen van wat men wel of niet bedoelt.
Logisch nadenken is ook van belang, let op aspecten zoals:
  • klopt de planning?
  • is het realistisch wat er wordt gevraagd?
  • kan de opdracht worden uitgevoerd op basis van de informatie uit het aanbestedingsdocument?
  • is het mogelijk om de opdracht uit te voeren op de wijze zoals die gevraagd of voorgeschreven wordt?
Het zijn allemaal vragen die gesteld kunnen worden door nuchter naar de stukken te kijken en deze goed te lezen.

Als het bekend is dat een opdracht op een bepaald vakgebied wordt aanbesteed (of deze is al gepubliceerd), kan het een idee zijn te gaan zoeken op internet naar vergelijkbare aanbestedingsstukken die eerder zijn gepubliceerd.
Deze vergelijkbare opdrachten, inclusief bijbehorende Nota van Inlichtingen, kunnen meer inzicht geven in zaken waarover vragen gesteld kunnen worden.

Voorbeelden van mogelijke vragen: (1)
  • Er wordt gevraagd om een certificaat X, maar in de voorgeschreven map-indeling wordt deze niet genoemd. Achter welke tab kunnen wij deze plaatsen?
  • De kwaliteitscriteria worden beoordeeld met de cijfers 2, 4, 6, 8 of 10. In welke situaties worden die verschillende cijfers gegeven?
  • Wat wordt bedoeld met de bijzin 'maar niet beperkt tot'?
  • De genoemde contractduur van 3 jaar met 3x een jaar verlenging is qua personeelsbeleid en kostenoverwegingen mogelijk minder voordelig. Is het een overweging om het contract 4 jaar te laten zijn met 1x 2 jaar verlenging?
  • Wordt er een prioritering gehanteerd voor de uitgangspunten? En zo ja, wat is deze?
  • Begrijpen wij het goed dat wij het bewijs van verzekering, kopie van de vergunning XXX en kopie ISO certificaat niet hoeven te uploaden omdat het ondertekenen en bijvoegen van de uniforme eigen verklaring aanbestedingen voldoet?

(1) Zie ook bijlage C voor 100 voorbeeldvragen voor een Nota van Inlichtingen.



Bestel het Handboek inschrijven op aanbestedingen

Stuur een mail naar .
Vermeld hierin uw naam, eventueel uw bedrijfsnaam, uw adres, postcode en plaats. Geef ook aan of u een gesigneerd exemplaar wilt, of een factuur wenst.

Maak vervolgens €27,50 over naar IBAN: NL80 INGB 0748652728 t.n.v. O.M. Siertsema te Woudenberg. Zodra ik uw betaling heb ontvangen, gaat het boek op de bus (geen verzendkosten).