Gefronste wenkbrauwen

Auteur: Octavia Siertsema

Inschrijven op aanbestedingen levert regelmatig gefronste wenkbrauwen op. Als bidmanager stoor ik me aan procedures die bedrijven bijvoorbeeld onnodig veel tijd en energie kosten. Als voormalig inkoper voor de overheid ben ik ervan overtuigd dat het anders kan. Acht praktische tips voor aanbestedende diensten.

Tip 1: Vraag geen onnodige dingen
Het MKB is de ruggengraat van de Nederlandse economie. Bedrijven werken hard om zich staande te houden in een constant veranderende markt. Het inschrijven op aanbestedingen is een ontregelende bezigheid. Vaak moeten bedrijven mensen van het primaire proces afhalen om een inschrijving op tijd de deur uit te krijgen. Vraag inschrijvers dus alleen om zaken in te leveren die beoordeeld worden. Anders is het zo zonde van ieders tijd.

Tip 2: Neem vragen serieus
In de Nota van Inlichtingen lees ik nogal eens het 'antwoord': "Staat in het document." Blijkbaar niet duidelijk, beste overheid, anders hadden we er toch geen vraag over gesteld?

Tip 3: Geef aan wat u veranderd heeft
Na de Nota van Inlichtingen publiceert u een nieuwe offerteaanvraag. Het document heet 'definitief, versie 2'. Als u nu eens aangaf wat er precies allemaal gewijzigd is ... Dan hoeven de inschrijvende partijen de stukken niet zelf pagina voor pagina te vergelijken.

Tip 4: Met stroop vang je meer vliegen dan met azijn
Sommige stukken zijn haast niet door te komen. Wollig geschreven, vol juridische 'indektaal', en dan nog onvriendelijk verwoord ook. Mag ik u korte, krachtige teksten met een vriendelijke toon adviseren? Die lezen lekker, en uw boodschap komt nog duidelijker over ook.

Tip 5: Beperk het aantal handtekeningen en vinkjes
Mijn persoonlijke handtekeningenrecord is 38 handtekeningen voor één inschrijving. Verder ken ik de variant waarbij je één keer moet tekenen, en verder alle pagina's paraferen. Wat de noodzaak is van dat paraferen van elke pagina? Ik zou het niet weten. Wat ik wel weet, is dat de directeur van een bedrijf zijn tijd wel beter kan gebruiken dan pagina na pagina paraferen. En dan vraagt u hem ook nog om elk hoofdstuk af te vinken. Daarvoor gebruikt u 'indekzinnetjes' zoals: "Ik verklaar dat ik hoofdstuk X heb gelezen en begrijp wat er staat." Pfff ...

Tip 6: Eerst testen!
In de voorgeschreven Word-bijlage staat een antwoordveld. Ziet er mooi en gelikt uit. Helaas groeit het antwoordveld niet mee met de hoeveelheid tekst die je erin typt ... Eén keer proberen als aanbestedende dienst en je had gezien dat het niet werkte. Geldt ook voor het digitale inschrijfsysteem. Daar moet je soms een document uploaden, terwijl de technische mogelijkheid daartoe ontbreekt.

Tip 7: Wees een echte partner
U vraagt om partnerschap, beste aanbestedende dienst, om samenwerking. Maar al úw voorwaarden zijn van toepassing en u stelt hoge eisen waarop geen wijzigingen mogelijk zijn. Vindt u dat fair, partner?

Tip 8: Lees het interview met Elisabetta Manunza
In de DEAL! van februari 2015 stond een interview met Elisabetta Manunza. De hoogleraar Europees en internationaal aanbestedingsrecht vindt dat de overheid wel eens wat meer respect mag tonen voor de markt. Daar ben ik het van harte mee eens. Als u het interview gemist heeft: de highlights staan in dit nieuwsbericht.