Uitgekleed en weer aangekleed

Auteur: Alexander Mok, Proposal Manager bij PwC

U schrijft in ...
U hebt, schat ik in, de volgende situatie meer dan eens meegemaakt: u schrijft in op een aanbesteding en krijgt het hoogste aantal punten voor de kwaliteit van uw inschrijving, maar u verliest op prijs. Niks is frustrerender dan dit, zo veel energie en tijd in de beantwoording gestopt en dan nipt verliezen omdat u iets duurder bent dan uw naaste concurrent. Ter gerust­stelling: u bent zeker niet de enige. Dit komt meer en meer voor is mijn ervaring.

Kwaliteit & prijs
Signalen uit de uitvoeringspraktijk wijzen erop dat inschrijvers kwalitatief steeds beter inschrijven. Daardoor wordt het onderscheid tussen hen steeds kleiner en wordt de factor inschrijfprijs van steeds grotere betekenis.

Een voordeel hiervan is dat de laagste prijs een objectief gegeven is: de goedkoopste wint, wat een transparant en objectief feit is. Een nadeel is dat inschrijven met de laagste prijs een gecalculeerde gok is, omdat je vooraf niet weet welke prijs de concurrentie hanteert. De verleiding om maar zo laag mogelijk gaan zitten met je inschrijfprijs om de winkans te maximaliseren, is daardoor groot. Met als risico dat je je aanbod qua kwaliteit en service zo uitgekleed mogelijk aanbiedt om marge te kunnen behouden. Gebaseerd op het feit dat de minimumeisen het uitgangspunt vormen.

Echter, als je zo kaal mogelijk aanbiedt, ontstaat een ander gevaar: dat je niet meer een maximaal aantal punten krijgt voor de kwaliteit van je inschrijving. Ben je toch winnaar geworden van zo'n uitgeklede inschrijving, dan zal je er tijdens de looptijd in het algemeen alles aan doen om de lage marge te verbeteren.

EMVI en VABBI
Uit bovenstaande kunnen we concluderen dat Economisch Meest Voordelig Inschrijving (EMVI) niet economisch het meest voordelig is. Economisch meest voordelig wil namelijk zeggen dat het gaat om het maken van de meest voordelige keuze bij de productie, distributie en consumptie van schaarse goederen en diensten. Daarvan is bij aanbestedingen geen sprake. Aanbesteden is veeleer een momentopname van vraag en aanbod, dat bepaald wordt door vraagstelling versus mogelijkheden die belangstellende inschrijvers binnen de gestelde kaders kunnen bieden. Het gaat dan ook veeleer om de Vraag en Aanbod Best Benaderende Inschrijving, een VABBI-aanbesteding zo u wilt.

Zomaar een kreet?
Toch niet helemaal. Je kunt als potentiële leverancier heel veel doen om vraag en aanbod in jouw voordeel om te buigen ten koste van je concurrenten. Dit begint met het verkennen van je mogelijke afzetmarkt en het bepalen welke overheidsklanten je wilt verwerven. Richt je hierop en vergeet al die andere mogelijk ook interessante opdrachten. Begin hier op tijd mee en trek desnoods de hele looptijd van het huidige contract bij je concurrent uit om relaties op te bouwen met de inkopende dienst. Als er geen aanbesteding loopt op jouw vakgebied, let niets je om zo vaak op de koffie te gaan als je maar kunt. Zo leer je wat de inkopende dienst belangrijk vindt, je kunt je portfolio onder de aandacht brengen en je kunt maximaal invloed uitoefenen op de onvermijdelijke aanbesteding en op de gunningsverhouding tussen prijs en kwaliteit. En je kunt straks vrijwel zeker een aangeklede winnende VABBI-aanbesteding indienen.

---
Reacties via www.alexandermok.nl/contact.php