Een goede voorbereiding ...

Auteur: Drs. Lenneke Blokx, adviseur aanbestedingen

Als inschrijvende partij op een Europese aanbesteding hebben wij er allemaal wel eens mee te maken gehad; je krijgt een nieuwe aanbesteding binnen waar je hart sneller van gaat kloppen. "Dit is een aanvraag die helemaal aansluit bij onze dienstverlening!!" Bij het lezen van het bestek word je steeds enthousiaster ... Tot aan het Programma van Eisen (PvE). Daar staat een eis in waar je niet aan kunt voldoen. Wanneer deze eis naar aanleiding van jouw vraag in de Nota van Inlichtingen niet wordt aangepast, is het voor jouw organisatie niet mogelijk in te schrijven. Dat is jammer, want de aanbestedende dienst loopt in jouw beleving nu de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) mis. Namelijk, het aanbod van jouw organisatie! Deze eis kan gaan over een wezenlijk en onmisbaar onderdeel van de aanbesteding. Echter, soms zijn het ook eisen waarmee de aanbestedende dienst verschillende partijen uitsluit, die, zij het op een andere wijze dan gevraagd, dezelfde dienstverlening kunnen bieden. Hoe kom je daar als aanbestedende dienst nu al vooraf achter? Op welke manier kan een aanbestedende dienst de ontwikkelingen en mogelijkheden in de markt vooraf beter inzichtelijk krijgen, zodat zij bij de beoordeling van de aanbiedingen kunnen kiezen tussen daadwerkelijk ALLE mogelijke opties die antwoord geven op hun vraag (de uitvraag)?

Beter voorkomen
De aanbestedende dienst streeft ernaar de Economisch Meest Voordelige Inschrijving uit de markt te halen. Een te uitgebreid en detaillistisch PvE leidt soms tot een te beperkt aanbod, terwijl aan de andere kant een onvolledig PvE juist kan zorgen voor een wildgroei van slecht aansluitende inschrijvingen. Een goed uitgevoerde markt­consultatie biedt veelal soelaas! Gelukkig zien wij in de markt dat er steeds vaker gebruik wordt gemaakt van een markt­consultatie om een completer beeld te krijgen van de diverse mogelijk­heden. Een goede markt­consultatie moet voorkomen dat geschikte partijen wegvallen door een slecht aansluitend PvE. Uiteindelijk wil de aanbe­stedende dienst toch het beste product en/of de beste dienst­verlening voor de organisatie binnenhalen. En als inschrijver wil je graag dat jouw product of dienst aansluit op de wensen van de aanbestedende dienst.

Marktverkenning
Er zijn verschillende vormen van markt­consultatie mogelijk. Deze kan digitaal plaatsvinden middels een vragenlijst, of aan de hand van een persoonlijk gesprek. Als inschrijver is een persoonlijk gesprek vaak de prettigste wijze van consultatie. Deze biedt meer ruimte voor aanvullende vragen vanuit beide partijen en zorgt ervoor dat beide partijen elkaar echt goed begrijpen. Een goede gesprekstechniek is dan echter wel van belang. Zorg ervoor dat je een volledig beeld krijgt van de vraag, maar vooral ook van de vraag achter de vraag! Hoe completer het beeld, hoe duidelijker het advies en de hoe beter een aanbesteder zijn Programma van Eisen kan samenstellen aan de hand van interne wensen en mogelijkheden vanuit de markt. Bij een digitale consultatie zijn de vragen al vooraf opgesteld en geven deze een goed beeld van de ideeën en uitdagingen waar de aanbestedende dienst mee te maken heeft. Ook hier is doorgaans nog ruimte om belangrijke zaken aan te stippen, die niet in de vragen naar voren komen.

Mocht je ondanks de marktconsultatie en de kwalitatief goede offerte de aanbesteding niet gegund krijgen; je hebt weer twee of drie jaar om je kennis van en relatie met de aanbesteder op te pakken en uit te bouwen, om bij een nieuwe aanbesteding als EMVI uit de bus te komen! Eerst zaaien, dan oogsten!

Drs. Lenneke Blokx is adviseur aanbestedingen.
Tel.: 0492 - 50 66 66 / 06 - 11 31 46 22
E-mail: