5 Tips voor inschrijven op aanbestedingen ... voor MKB'ers met drempelvrees

Auteur: Octavia Siertsema

Inschrijven op aanbestedingen? Volgens de gemiddelde MKB'er is dat moeilijk, arbeidsintensief, kostbaar en hemeltergend ingewikkeld. Maar is dat wel zo? Vijf tips voor de MKB'er met drempelvrees.

Tip 1: Zie de kansen!

Aanbestedingen zijn opdrachten die de overheid via een (vaste) procedure in de markt zet. Ministeries, provincies, gemeenten, Kamers van Koophandel, zelfstandige bestuursorganen (ZBO's) zoals het COA, het CBR en de AFM... Met elkaar, zetten ze heel wat opdrachten in de markt. Zonde om die aan je neus voorbij te laten gaan, nietwaar?

Tip 2: Weet wat er speelt!

Alle overheidsorganisaties publiceren hun opdrachten via www.aanbestedingskalender.nl en/of www.tenderned.nl. Je kunt je abonneren op de genoemde sites. Je krijgt dan een melding als er op jouw vakgebied een opdracht gepubliceerd wordt.

Tip 3: Ga ervoor! Of niet.

Inschrijven vraagt de nodige tijd en aandacht. Je moet als inschrijver nauwkeurig werken, goed lezen en weten wat je moet doen. Kan je er onvoldoende aandacht aan besteden? Doe het dan helemaal niet! Zonde van je tijd. Met een halfbakken inschrijving krijg je de opdracht niet gegund.

Tip 4: Check of je alles scherp hebt!

Voordat je begint aan het verzamel- en schrijfwerk moet je alles goed op een rijtje hebben:
  • Lees de aanbestedingsdocumenten goed en nauwkeurig door. Bepaal of het duidelijk is wat de aanbestedende organisatie wenst, of de opdracht bij je past enzovoorts.
  • Bepaal vooral of je kunt voldoen aan wat er gevraagd wordt: eisen, criteria, voorwaarden, planning et cetera. Controleer dat goed.
  • Bij elke aanbesteding is er de mogelijkheid om vragen te stellen. Maak daar gebruik van! Hoe vaak opdrachten niet gegund worden vanwege onduidelijkheden ...

Tip 5: Wees op tijd!

Zorg dat je alle gevraagde documenten op tijd inlevert, voor sluitingstijd. Die documenten verkrijgen, kost soms meer tijd dan gedacht. Begin dus op tijd! Bovendien moet je de inschrijving in veel gevallen elektronisch aanleveren. Storingen in het systeem zijn geen excuus voor te laat inleveren. Dat vindt de rechter, tenminste, die zich in verschillende zaken heeft uitgesproken. Op tijd inleveren is en blijft de verantwoordelijkheid van de inschrijver. Sluitingstijd is sluitingstijd!

Dus ... is inschrijven een moeilijke, arbeidsintensieve, kostbare en ingewikkelde exercitie? Ja en nee. Ja, je moet er tijd en aandacht aan besteden en tijd is geld. Maar nee, zo moeilijk en ingewikkeld is het allemaal niet. Gewoon scherp lezen, goede vragen stellen, strak plannen en stug doorgaan, dan kom je er wel. Ook als MKB maak je kans om een opdracht van de overheid in de wacht te slepen.

Veel succes! Ik gun je vele opdrachten.




Over de auteur
Aanbestedingsspecialist Octavia Siertsema ondersteunt ondernemers bij het inschrijven op aanbestedingen. Vanuit haar jarenlange ervaring schreef zij het praktische Handboek inschrijven op aanbestedingen (ISBN 978-94-91164-10-1, Uitgeverij Pumbo, 27,50 euro). Het boek is onder andere te koop via www.octavia-siertsema.nl en www.boekenbestellen.nl.