Weg met de NvI! Pleidooi voor een continu proces

Auteur: Octavia Siertsema

Van oudsher zijn aanbestedende diensten gewend om alle vragen te verzamelen, ze na een bepaalde deadline te beantwoorden en het resultaat daarvan in één keer te verspreiden in een Nota van Inlichtingen (NvI). Dat heeft allerlei nadelen, zowel voor inschrijvers als voor de aanbestedende dienst (AD). Ik pleit daarom voor een continu vraag- en antwoordproces.

Waarom de NvI niet meer voldoet
De AD moet de NvI minimaal 10 kalenderdagen voor de sluitingsdatum van de inschrijving aanleveren. Om te voorkomen dat de deadline verschoven moet worden, bouwen AD's vaak maar één vragenronde in. Vanwege de tijdsdruk worden vragen soms onvoldoende beantwoord of zijn antwoorden onduidelijk. Dat roept bij inschrijvers vervolgvragen op, waardoor de AD zich genoodzaakt ziet om een tweede vragenronde in te lassen.

Hoe later inschrijvers de (nieuwste) NvI ontvangen, hoe minder tijd zij hebben om hun offertes aan te passen. Als resultaat daarvan, leveren inschrijvers niet de best mogelijke prestatie en krijgen AD's niet de best mogelijke offertes. Daar is niemand mee geholpen.

Inrichting van een continu proces
In systemen zoals TenderNed en Nx is de mogelijkheid voorzien om vragen apart (dus per stuk) in te dienen. Inschrijvers kunnen hun vragen van dag één tot een bepaalde datum insturen. De AD beantwoordt vragen en vervolgvragen doorlopend of periodiek. Inschrijvers hebben continu inzicht in alle gestelde vragen en de antwoorden daarop.

Ik pleit ervoor dat aanbestedende diensten deze technische mogelijkheid massaal gaan gebruiken. Zo kunnen ze de standaard vragen- en inlichtingenrondes moeiteloos vervangen door een continu proces dat voor alle partijen prettiger is.

Voordelen voor inschrijvers
  • Vragen op elk gewenst moment indienen. Vanaf het eerste uur tot een bepaalde datum.
  • Snel antwoord, doordat de AD continu of periodiek antwoord geeft op gestelde vragen.
  • De mogelijkheid om, zonder tijdrovende procedures, vervolgvragen te stellen.
  • Meer tijd om een offerte te maken die echt aansluit bij de wensen en eisen van de AD.
  • Eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen, ook als je een kleine ondernemer bent.

Voordelen voor de aanbestedende dienst
  • Minder stress doordat vragen niet allemaal tegelijk beantwoord hoeven te worden.
  • Minder terugkerende vragen, doordat inschrijvers zien dat hun vraag al gesteld en beantwoord is.
  • Minder risico op verschuivende inleverdata, met alle planning- en organisatie­problemen van dien.
  • Minder gedoe van inschrijvers die op voorhand al om een tweede inlichtingen­ronde vragen.
  • Minder discussie na de eerste ronde over vervolgvragen die inschrijvers wel willen stellen, maar bij de AD geen gehoor krijgen omdat dit de deadline in gevaar brengt.
  • Betere offertes, omdat alle inschrijvers de tijd hebben gehad om hun offerte te laten aansluiten op wat de AD wil, verwacht en eist.

Ik ben ervan overtuigd dat deze wijze van vragen beantwoorden de kwaliteit van de offertes/inschrijvingen ten goede komt. Daarom roep ik aanbestedende diensten op om hun vraag- en antwoordproces niet in rondes te verdelen, maar continu te maken. De mogelijkheden zijn er, dus waarom niet?