De toekomst van EMVI

Auteur: Octavia Siertsema

Op 24 november 2015 vond het jaarlijkse congres van STABI-SMI (UNETO-VNI en Bouwend Nederland) plaats met als onderwerp 'De toekomst van EMVI'. De presentatie die ik daar heb gegeven, heb ik gebruikt als basis voor deze blog. Het doel van EMVI is om niet alleen te gunnen op basis van prijs, maar ook op basis van andere criteria. Met als uiteindelijk doel een optimale oplossing/invulling van het 'probleem' van de aanbestedende dienst. De vraag is of aanbestedende diensten steeds minder kennis hebben van de markt hebben? En wat daarvan de impact is op EMVI?

Minder kennis van de markt?
In de praktijk zie je dat aanbestedende diensten steeds minder kennis hebben van de markt en dat leidt tot problemen. Binnen aanbestedende diensten werken normaal gesproken generalisten en geen vakspecialisten. Maar, aanbestedende diensten gedragen zich wel als vakspecialisten. Naar mijn idee zit de kennis van de markt bij de inschrijvers en dat is iets wat aanbestedende diensten zich niet realiseren. Aanbestedende diensten moeten zich bezig houden met WAT ze willen bereiken en inschrijvers laten dan zien HOE ze dat kunnen realiseren.

In de praktijk zie je dat dit niet goed gaat en daar een aantal redenen voor:
  • Er is een bundeling van organisaties/inkoop. Aanbestedingen die in het verleden onderhands werden gedaan, moeten door die bundeling nu Europees in de markt worden gezet.
  • Er wordt meer aanbesteed; kijk bijvoorbeeld naar de WMO en de jeugdwet.
  • Er is een diversiteit aan onderwerpen met heel veel vakgebieden.
  • De markt ontwikkelt zich snel en dat kun je als aanbestedende dienst niet allemaal bijhouden.

Knelpunten, gevolgen, resultaat
Het gebrek aan marktkennis bij aanbestedende diensten leidt tot knelpunten. Ze gaan bijvoorbeeld uit van wat ze kennen en vragen dan (onbewust) om oplossingen uit het verleden. Of ze nemen eisen en wensen over van een andere aanbesteding, maar zijn zich er niet van bewust dat deze niet passen bij hun organisatie. Of opgestelde specificaties sluiten niet aan op de veranderingen/mogelijkheden in de markt. En in veel gevallen zijn de strakke gedetailleerde specificaties teveel gericht op het HOE. Terwijl je juist in je aanbesteding het WAT moet aangeven.

Gevolgen hiervan zijn dan dat Innovatieve oplossingen geen kans krijgen (zie bijvoorbeeld de blog op aanbestedingscafe.nl over de kunststof sluisdeuren van Eelco Nap, 21 sept) of dat inschrijvers met een beter passend aanbod buiten de boot vallen. Uiteindelijk krijgen aanbestedende diensten precies wat ze vragen, maar niet wat ze eigenlijk willen. En aan het eind worden, door gebrek aan relevante kennis, afwijzingen onderbouwd met onjuiste argumenten. Het resultaat is dat het optimum van prijs en kwaliteit (EMVI) niet wordt bereikt. Er is wel een uitkomst prijs/kwaliteit, maar de aanbestedende dienst krijgt niet de bij hen best passende kwaliteit.

Oplossingen
Een oplossing kan zijn dat aanbestedende diensten zorgen dat ze meer kennis van de markt krijgen. Dat moet genoeg kennis zijn om de inschrijvingen te kunnen beoordelen. Niet zoveel als in de markt, maar je moet het kunnen snappen. Vraag dus door, prik door vakjargon heen, gebruik je gezonde verstand.

Een andere oplossing is om kennis te halen en/of in te huren. Je kunt een adviesbureau inhuren en denk ook eens aan het bezoeken van beurzen, het zoeken op internet, het consulteren van brancheverenigingen of het doen van marktconsultatie. Mijn voorkeur heeft de oplossing waarbij de aanbestedende dienst meer ruimte geeft aan de markt. Vertel als aanbestedende dienst WAT je wilt bereiken en niet HOE.

En beoordeel dan ook in hoeverre het gewenste resultaat bereikt wordt en niet de weg er naar toe. Ga niet specificeren HOE de leverancier de oplossing moet invullen. Geef leveranciers ruimte voor eigen invullingen. Dit geeft inschrijvers de kans om creatief mee te denken met aanbestedende diensten.

Dat resulteert in EMVI zoals EMVI bedoeld is: je krijgt de kwaliteit die je verwacht te krijgen, passend bij jouw organisatie tegen een goede prijs.

Mogelijke bijdrage van de inschrijver
Stel vragen (stel geen vragen om het vragen), wees kritisch, zorg dat helder is wat een aanbestedende dienst wil. Als een aanbestedende dienst containerbegrippen gebruikt, vraag dan om een duidelijke toelichting. Help de aanbestedende dienst in het goed omschrijven van het te bereiken doel. Realiseer je dat aanbestedende diensten geen vakspecialisten zijn, dus leg je oplossing duidelijk uit (Jip-en-Janneketaal). Maak duidelijk hoe jouw oplossing er voor zorgt dat de aanbestedende dienst het gewenste doel behaalt!