Inschrijven op een aanbesteding

Auteur: mr Tj.P. Grünbauer, advocaat bij Van Veen advocaten te Ede

Overheden zetten opdrachten in de markt. Ondernemers werken in het algemeen graag voor de overheid, al was het maar omdat je bij de overheid zeker bent dat het met de betaling wel goed komt: de overheid kan niet failleren. Naar overheidsopdrachten kan iedereen meedingen. Al vanaf relatief lage bedragen moeten overheden iedereen, althans meerdere partijen, de kans geven om een opdracht van de overheid in de wacht te slepen. Daarvoor is de aanbestedingsprocedure in het leven geroepen: er wordt een aanbesteding uitgeschreven waar de geïnteresseerde ondernemers op kunnen inschrijven.

Dat inschrijven is geen sinecure. De eisen die de overheid stelt aan inschrijvingen zijn bij iedere opdracht namelijk weer anders. Uiteraard zit een opdracht voor het onderhoud van een stadhuis anders in elkaar dan een opdracht voor groenonderhoud. Maar ook de opdracht voor het onderhoud van het stadhuis ziet er in 2010 inhoudelijk anders uit dan dezelfde opdracht die in 2014 in de markt wordt gezet. Nieuwe ambtenaren, nieuwe politieke inzichten, nieuwe ontwikkelingen in de markt. Aanbestedingen zijn nooit identiek.

Dat maakt het lastig voor inschrijvers, maar ook voor de overheden zelf. Bij (te) veel opdrachten moeten zowel overheden als inschrijvers telkens het wiel uitvinden. Vaak zoekt de overheid een (te) grote mate van zekerheid, reden waarom extra veel eisen aan de inschrijvers worden gesteld. Verder zijn er de inhoudelijk betrokken vakambtenaren die extra wensen inbrengen die óók in het aanbestedingsstuk moeten komen. En zo dijen de aanbestedingsstukken uit tot telefoonboekdikte. Schrijf daar maar eens op in: dat is geen makkelijke opgave.

Enerzijds maakt dat het aanbesteden boeiend: elk dossier is weer pionieren op onbekend gebied. Hoe heeft de overheid het nu weer bedacht? Wat is essentieel; wat zijn de wezenlijke punten waar een inschrijver zich mee kan onderscheiden?

Anderzijds leidt dit wel tot de klacht die ik het meest hoor van ondernemers die inschrijven op aanbestedingen: 'Het is zo veel werk om in te schrijven, terwijl je weet dat je in de meeste gevallen de opdracht niet krijgt'. Ik heb wel eens de indruk dat de overheden zich daar te weinig van bewust zijn.

Het bovenstaande is ook de oorzaak van het feit dat de jurisprudentie over aanbestedingszaken vaak betrekking heeft op dezelfde vragen in een nèt andere zaak. Aanbestedingsstukken zijn immers ook telkens net iets anders opgesteld en daarom is het antwoord op de juridische vraag steeds weer afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Dat levert creatieve gedachten op van overheden, inschrijvers en advocaten, maar het kost allemaal wel veel moeite, tijd en geld.

Daarom is de Aanbestedingswet 2012 naar mijn inzicht een zegen voor het land. En dat geldt zeker voor de Gids Proportionaliteit die een door de wetgever geïnitieerde handreiking vormt voor de wijze waarop aanbestedingsstukken moeten worden opgesteld. Het is weliswaar geen toelichting op de wet, maar de Gids heeft inmiddels wel zóveel gezag gekregen dat ook rechters zich graag aansluiten bij wat Gids zegt.

Als de overheid zich nu nog wat meer zou realiseren dat veruit de meeste ondernemers er niet op uit zijn om de overheid een loer te draaien, dan kan er nog een hoop ballast en franje aan ingewikkeldheden uit aanbestedingsstukken worden weggelaten. De overheid moet zich realiseren dat verreweg de meeste ondernemers graag een mooi project voor de overheid willen realiseren, zodat ze daar ook met trots op de eigen bedrijfswebsite mee kunnen pronken.

Ik wens u, lezer, dan ook alle vertrouwen van de overheid toe, én de ambitie om de klus te klaren. Mocht u hulp nodig hebben bij het inschrijven op een aanbesteding, dan bent u bij Octavia Siertsema aan het juiste adres.