Durf te vragen! Ook bij aanbestedingen

Auteur: Octavia Siertsema

Als je inschrijft op een aanbesteding, mag je vragen stellen. Waarom zou je dat doen? Zijn er ook vragen die je vooral níet moet stellen? En aan welke regels moet de aanbestedende dienst zich houden? Je leest het allemaal in dit artikel.

Vragen stellen
Om een goede offerte te kunnen inleveren, moet je precies weten wat de aanbestedende dienst wil. Je stelt vragen om onduidelijkheden in de uitvraag verduidelijkt te krijgen. Je stelt ook vragen om onjuistheden en discrepanties in de documentatie te benoemen, zodat de aanbestedende dienst de fouten kan verbeteren. Overtreedt de aanbestedende dienst de aanbestedingswet? Ook dan stel je vragen. Denk bijvoorbeeld aan discriminerende factoren, buitenproportionele eisen en niet-relevante selectie- en gunningscriteria. Je stelt juist geen vragen als je zelf voordeel hebt bij fouten en onduidelijkheden.

Antwoorden krijgen
De aanbestedende dienst (AD) is verplicht om inlichtingen- of vragenrondes te organiseren. Ze hanteren daarbij vaak harde deadlines, dus zorg dat je je vragen op tijd stelt! De AD verzamelt alle ingediende vragen en beantwoordt deze met een Nota van Inlichtingen (NvI). Deze nota moeten inschrijvers minimaal 10 kalenderdagen voor de deadline ontvangen. Alle inschrijvers krijgen een overzicht van alle gestelde vragen en de antwoorden hierop.

Timing
Vragenrondes zitten vaak aan het begin van de procedure, en soms pas aan het eind. Een inlichtingenronde vrij snel na publicatie dwingt je om de stukken snel te lezen. Je hebt relatief weinig tijd om na te denken en vragen te formuleren. Voordeel is wel dat je sneller antwoorden hebt dan bij vragenrondes aan het eind.

Doorvragen
Aanbestedende diensten houden het aantal vragenrondes graag beperkt. Maar wettelijk gezien heb je het recht om door te blijven vragen totdat alles echt duidelijk is. Zelfs als daardoor de deadline verschoven moet worden (vanwege de verplichte 10 dagen tussen NvI en deadline). De AD kan wel beperkende maatregelen nemen, bijvoorbeeld door te bepalen dat je alleen vervolgvragen mag stellen op vragen die in de eerste ronde gesteld zijn.

De toekomst van de NvI
Van oudsher zijn aanbestedende diensten gewend om alle vragen te verzamelen, ze na een bepaalde deadline te beantwoorden en het resultaat daarvan in één keer te verspreiden in een Nota van Inlichtingen. Dat heeft allerlei nadelen, zowel voor inschrijvers als voor de AD. Ik pleit daarom voor een continu vraag- en antwoordproces. Wil je weten hoe ik dat voor me zie? Lees dan het artikel Weg met de NvI! Pleidooi voor een continu proces.