Stiefkindje van het aanbesteden, deel 2

Auteur: Octavia Siertsema

Stiefkindje, hoezo?
Het stellen van vragen is naar mijn idee te vaak een stiefkindje binnen het aanbe­steden. Het belang van het stellen van vragen is groot, terwijl inschrijvers het vaak overslaan of vergeten; ze stellen de verkeerde vragen of ze stellen alleen maar vragen om het vragen stellen. Daarnaast weten inschrijvers niet altijd hoe om te gaan met 'vragen met een gerechtvaardigd commer­cieel/econo­misch belang'.

Stel de juiste vragen
Stel geen gesloten vragen. Als inschrijver heb je meestal niet zoveel aan een simpel ja of nee als antwoord. Let dus op je vraagstelling, vraag om een toelichting. Vraag bijvoorbeeld of je aanname klopt en zo nee waarom niet, of vraag hoe de tekst wel geïnterpreteerd moet worden.
Denk niet dat je het wel weet; doe geen aannames! Heb je moeite met een bepaald aspect, met een eis of met een voorwaarde? Stel dan een vraag waarin je aangeeft waarom jij daar als inschrijver moeite mee hebt en plaats er een alternatief bij. En stel vooral geen vragen omdat je denkt dat het stellen van veel vragen goed is. Dat wekt alleen irritatie op en voegt weinig toe.

Wees kritisch
Wees kritisch; slik niet alles voor zoete koek. Bij inschrijvers die niet vaak meedoen met aanbestedingen, zie ik soms dat ze alles voor waar aannemen wat er in de stukken staat.
Een aanbestedende dienst mag veel zelf bepalen, maar het moet wel redelijk en in verhouding tot de opdracht zijn. Wil je weten of dat het geval is, kijk dan eens in de Gids Proportionaliteit. Deze gids maakt onderdeel uit van de Aanbestedingswet en geeft met voorbeelden een heldere uitleg van het propor­tiona­liteits­beginsel. Is iets naar jouw idee niet redelijk, stel dan een vraag en verwijs bijvoorbeeld naar het voorbeeld in de Gids Proportionaliteit.

Vragen met commercieel/economisch belang
Stel dat je bijvoorbeeld een vraag wilt stellen over de toepasbaarheid van een uniek eigen product of procedure. In dat geval heb je wellicht liever niet dat je concurrenten die vraag en het antwoord zien. De Aanbestedingswet noemt dat een vraag met commer­cieel/eco­nomisch belang. In dat geval vermeld je dat bij het indienen van de vraag en vraag je de aanbestedende dienst of alleen jij het antwoord op die vraag kunt krijgen. Het nadeel is echter wel, dat het aan de aanbestedende dienst is om te bepalen of de vraag en het antwoord het commer­cieel/eco­nomisch belang van de inschrijver schaadt.
Daarom dit advies: geef bij deze categorie vragen altijd aan wat ermee moet gebeuren als de aanbestedende dienst deze vraag niet accepteert als een vraag met commer­cieel/econo­misch belang. Mag de vraag dan toch worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen of moet men de vraag als niet gesteld beschouwen?

Tips
In mijn 'Handboek inschrijven op aanbestedingen" vind je in bijlage C voorbeelden (100 stuks) van vragen die je zou kunnen stellen. Het gaat er daarbij niet zozeer om wat er gevraagd wordt, maar hoe. Ook dat kan je helpen.