Valkuilen bij het
beoordelen van prijzen

Auteur: Octavia Siertsema

Scherpe prijs en daarom uitgesloten; hoe kan dat nou?
De afgelopen tijd heb ik bij aanbestedingen allerlei verschillende methodieken voor het beoordelen van prijzen gezien. Het valt dan op dat de gekozen methodiek vaak niet past bij de soort aanbesteding. Of dat de gekozen methodiek tot allerlei ongewenste effecten leidt. Een sprekend voorbeeld daarvan vond ik een aanbesteding waarbij inschrijvers met een prijs die meer dan 15% afweek van het gemiddelde werden uitgesloten. Met slechts 5 inschrijvingen resulteerde de hoge prijs van één inschrijver in een hoog gemiddelde. Dat leidde tot het, in mijn ogen onterecht, uitsluiten van een inschrijver met de laagste prijs. Een laagste prijs die commercieel volledig verantwoord was, een lage prijs die voor de aanbestedende dienst tot lagere kosten had kunnen leiden als deze inschrijver niet bij voorbaat zou zijn uitgesloten.

Methodieken
Bij het beoordelen van de prijzen worden diverse methodieken gebruikt, zoals:
  • Gemiddelde is leidend. Van alle inschrijvingen wordt het gemiddelde berekend; degene die het dichts bij het gemiddelde zit scoort het hoogste. Afwijkingen naar onder en naar boven worden 'afgestraft'.
  • Gemiddelde met bandbreedte: er wordt een gemiddelde berekend, daarvan mag een bepaald percentage afgeweken worden. Val je daarbuiten dan is je inschrijving ongeldig.
  • Laagste is meeste punten, overige in relatie. De inschrijving met de laagste inschrijfsom krijgt het maximale aantal punten, de overige prijzen worden daaraan gerelateerd.
  • Ladder: deze kent bijvoorbeeld 300 punten, 250, 200, 150 etc. De inschrijving met de laagste inschrijfsom krijgt de 300 punten, de volgende 250, etc.

Ongewenste effecten
Een gekozen methodiek kan tot allerlei ongewenste effecten leiden.

Om bij een laddermethode bijvoorbeeld de laagste inschrijving 300 punten te geven en de volgende 250 punten, (terwijl er misschien slechts 10 euro verschil tussen zit), is niet in verhouding. Als de prijzen dus dicht bij elkaar in de buurt zitten, leiden deze kleine prijsverschillen tot hele grote verschillen in de gekregen punten.

De methode met een gemiddelde en bandbreedte kan leiden tot het voorbeeld dat ik in de inleiding heb genoemd. Een inschrijver die scherp calculeert omdat hij lage kosten heeft, valt buiten de bandbreedte valt en wordt uitgesloten. Reden: er was een inschrijving met een zeer hoge prijs, die het gemiddelde fors omhoog duwde. Frappant detail: ook deze inschrijving wordt dan ongeldig verklaard.

De keuze om de laagste prijs de meeste punten te geven en de overige daaraan te relateren lijkt een goede. Deze methode heeft echter als risico dat de prijzen te veel naar beneden getrokken worden, zo veel dat de 'winnende' inschrijver zijn inschrijving later niet waar kan maken; of via meerwerk probeert alsnog tot een redelijke marge te komen.

In mijn beleving is het achterliggende probleem dat aanbestedende diensten soms niet genoeg nadenken over hoe ze prijzen moeten beoordelen. Ze hebben te weinig weet van de te verwachten prijzen en soms ook geen idee van het aantal inschrijvingen dat ze kunnen verwachten. En dan kan een gekozen methodiek tot ongewenste resultaten leiden.

Hoe voorkom je ongewenste effecten?
Bekijk of je kunt voorspellen hoeveel inschrijvers je ongeveer kunt verwachten en binnen welke bandbreedte de prijzen zullen liggen. En stem daar je methode op af. En vooral: test je methode uitgaande van verschillende situaties. Situaties zoals: veel of weinig inschrijvers, kleine of grote bandbreedte in prijzen, sterk afwijkende prijzen (naar beneden of naar boven). Dan zie je al heel snel of er onbedoelde effecten kunnen optreden en kun je er je methode nog op aanpassen.

En los daarvan; neem vragen van inschrijvers over de beoordeling van de prijs, de gekozen methodiek, serieus. Mogelijk voorzien zij namelijk een ongewenst effect dat je zelf nog niet had voorzien ...