Haastige spoed is zelden goed. Het belang van het goed invullen van de UEA

Auteur: Octavia Siertsema

De laatste tijd krijg ik berichten van ondernemers die hebben ingeschreven op een aanbesteding, maar uitgesloten zijn omdat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) niet goed was ingevuld. Uit navraag bij deze ondernemers bleek dat ze deze niet hebben laten controleren, of dat deze op het laatste moment (haastig) is ingevuld.

Daarnaast krijg ik regelmatig de vraag van opdrachtgevers die ik ondersteun bij het inschrijven, of ik de door hen ingevulde UEA wil controleren. En ook dan zie je dat deze niet goed is ingevuld. Maar deze ondernemers zijn in ieder geval zo verstandig dat ze de UEA laten controleren.

Naar mijn idee wordt het belang van de UEA door veel inschrijvers heftig onderschat. Men realiseert zich niet, dat het verkeerd invullen van dit formulier leidt tot uitsluiting. En dat dan alle tijd en moeite (en kosten) die besteed zijn aan een goede inschrijving voor niets zijn geweest. Dat een gang naar de rechter om over de uitsluiting te procederen, weinig zin heeft. Recent zag ik een afwijzingsbrief van een aanbestedende dienst die dat ook in de afwijzingsbrief aangaf: wij zouden u alsnog in de gelegenheid kunnen stellen om het ontbrekende antwoord in de UEA alsnog te laten invullen. Echter, dat dit is naar onze mening, en dat zegt ook de jurisprudentie, een aanvulling op uw inschrijving. En dat is niet is toegestaan.

Nu kun je je afvragen of het aanvinken van een NEE in een UEA een aanvulling is. Naar mijn idee niet omdat er niets wordt gewijzigd aan de prijs of aan de kwaliteitsdocumenten. Maar dat terzijde.

Inschrijvers, wees ervan bewust, regel is regel, een fout in de UEA leidt tot uitsluiting. Andere formulieren of verklaringen mag je soms (afhankelijk van de aanbestedende dienst) aanvullen, opnieuw indienen of opheldering over geven. Maar zo niet de UEA.

Daarom hierbij een aantal tips voor bij het invullen van de UEA:
  • Neem de tijd om de UEA rustig in te vullen. De aanwijzingen staan er bij, het is ook een kwestie van goed lezen.
  • Hanteer bij het invullen van de UEA het vier-ogen principe. Laat het altijd door een ander controleren.
  • Check op het uittreksel van de Kamer van Koophandel wie tekenbevoegd is en de UEA moet tekenen.
  • Als je gemachtigd bent om te tekenen, voeg de machtiging dan toe bij de inschrijving.
  • Is het niet duidelijk of je een onderaannemer bij deel IIC of deel IID moet opgeven, stel het dan als vraag in de inlichtingenronde aan de aanbestedende dienst.

In het 'Handboek inschrijven op aanbestedingen' staan in de vragen 102 & 103 het invullen van de UEA uitgelegd.
Bestellen? https://www.octavia-siertsema.nl/ha-publicaties.htm

In de workshop 'inschrijven op aanbestedingen' komt de UEA ook langs de orde.
https://www.vanveen.com/workshop-inschrijven-op-aanbestedingen

Link naar artikel:
https://www.linkedin.com/pulse/haastige-spoed-zelden-goed-het-belang-van-invullen-de-siertsema