Tel ook voor twee!

Auteur: Octavia Siertsema

Hoeveel onduidelijkheid en verwarring mag een aanbestedende dienst scheppen en er van de rechter mee wegkomen? Deze vraag stond onlangs centraal tijdens een Kort Geding. En dan blijkt maar weer dat de verhoudingen scheef liggen, want de inschrijver heeft het allemaal maar te accepteren en moet in mijn optiek onevenredig goed opletten.

Wat was er aan de hand?
De aanbestedende dienst had met de Nota van Inlichtingen nieuwe documenten verstrekt. In de Nota was dit ook vermeld en er stond bij, dat de oude documenten waren vervallen. Maar…. men vergat om die oude documenten ook als 'vervallen' aan te merken.

Laat inschrijven? Extra opletten!
Een inschrijver besloot om laat in de procedure alsnog in te schrijven. Hij heeft bij 'Alle documenten' de benodigde documenten gedownload, ingevuld en ingediend. En pas later bleek dat er onder het kopje 'Nota van Inlichtingen' nieuwe documenten waren verstrekt. En dat de oude documenten dus helemaal niet op vervallen waren gezet. Wat ook opviel - en wat helaas vaker gebeurt - is dat de aanbestedende dienst bepaalde documenten noemde, die in het overzicht een andere naam hadden. Deze slordigheden van de aanbestedende dienst werden de inschrijver fataal.

Inschrijver de pineut
En het ergste is, dat de rechter dit tot de verantwoordelijkheid van de inschrijver rekent. Terwijl de aanbestedende dienst dus maar wat aan kan rommelen, worden onnauwkeurigheden aan die kant van het proces getolereerd. Maakt de inschrijver echter daardoor een fout, dan wordt deze genadeloos afgestraft.

Check, check, dubbelcheck
Daarom nog maar eens een keer deze waarschuwing. Als je gaat inschrijven, kijk dan héél goed.
  • welke documenten van toepassing zijn,
  • of er een Nota van Inlichtingen verstrekt is,
  • welke documenten daarbij nieuw zijn verstrekt,
  • welke documenten dus ingevuld en ingediend moeten worden.

Het zou aanbestedende diensten sieren, als zij extra nauwkeurig zijn. En als ze zich bewust zijn van het feit, dat veel partijen geen ervaring met al die verschillende platforms hebben. Inschrijvers zoeken naar de documenten en verwachten dat ze alles op één plek vinden. Al helemaal als er op het platform een knop zit 'alle documenten'.

Je zou daarnaast verwachten dat een rechter de onredelijkheid van deze scheve situatie inziet. Helaas ligt in het Land der Aanbestedingen ook de verantwoordelijkheid voor slordigheden van de aanbestedende dienst bij de inschrijver. Gelukkig telt een gewaarschuwde inschrijver nog altijd voor twee ... dus u nu ook!