< Vorige blog | Volgende blog >
Best netwerk, hierbij dé nr. 2 frustratie bij het inschrijven op aanbestedingen.
Frustratie nummer 2 is de hoeveelheid werk die voor een inschrijving gedaan moet worden. Dit in relatie tot de omvang van de opdracht, de winkans, de contracttermijn etc. en gecombineerd met disproportionele eisen.
Bij het inschrijven moet je altijd kijken naar de hoeveelheid werk die je moet doen om een winnende inschrijving op te stellen. Hoeveel werk is het, wat is de winkans, hoelang loopt het contract, wat is de omvang van de opdracht. En is de hoeveelheid tijd die je steekt in een winnende inschrijving dan realistisch? Vaak zie je dat inschrijvingen zo bijzonder veel werk zijn of dat er dusdanig veel geďnvesteerd moet worden in apparatuur, terwijl het een contracttermijn is van 2 jaar. En dan is er wel sprake van verlengingen, maar daarbij ben je altijd afhankelijk van de aanbestedende dienst. Of wat mij een paar jaar geleden overkwam: een fors aantal gunningscriteria, met elk vele sub vragen waar je uitgebreid antwoord op moest geven. Dan lever je totaal 60 pagina's aan antwoorden op, waar je weken aan hebt gewerkt met je team. En vervolgens werden alle 5 inschrijvers binnen 2 dagen beoordeeld. Wat volgens mij, als je het grondig wilt doen, onmogelijk is.
De hoeveelheid werk betreft ook de categorie 'onnodige bijlagen'. Bijvoorbeeld een 'eigen' eigen verklaring die je moet tekenen en inleveren. Alles wat daar in staat, staat ook in de UEA. En soms ook al in de documenten zelf. Kortom, alleen maar meer werk en meer kans op fouten. Terwijl met de laatste wijzigingen van de aanbestedingswet is bepaald om de administratieve ballast voor inschrijvers te verminderen.
De hoeveelheid werk betreft ook de aparte vragen op de digitale platforms waar je de inschrijving moet indienen. Elke vraag uit de UEA staat daar soms als aparte vraag geformuleerd. Met erbij: 'heeft u dit gelezen en begrepen'. En op elke vraag moet je JA aanklikken. Het geeft mij als inschrijver elke weer het gevoel dat je als kleuter behandeld wordt. Het is ook onnodig veel werk (deze vragen staan ook al in de UEA die je ondertekent), het zijn veel vragen, met ook weer de kans dat je fouten maakt. En waarom?
Onnodig werk betreft ook alle disproportionele eisen die in het bestek staan. Torenhoge boetes terwijl je je afvraagt wat het daadwerkelijke risico voor aanbestedende dienst is. Aansprakelijkheid voor directe en indirecte schade, terwijl daar in de Gids proportionaliteit (onderdeel van de aanbestedingswet) duidelijk iets over bepaald is. Eisen over beschikbaar op dagen en tijden waarop de aanbestedende dienst (bij navraag) zelf ook niet beschikbaar is.
Disproportionaliteit betreft ook de investering in apparatuur die gedaan moet worden, denk aan koffiemachines of kopieermachines, etc. Bij een beetje opdracht gaat het om een grote investering, en dan blijkt het om een contract van 2 jaar te gaan. Als je dan aangeeft dat dit hoge kosten met zich mee brengt, wordt dat afgedaan als 'verantwoordelijkheid inschrijver'.
Denk van te voren ook na, als je inschrijft, over de marge. Het is van belang dat je er gedurende de contracttermijn een gezonde boterham aan verdient. Zodat na afloop van deze overeenkomst, jouw bedrijf nog steeds bestaat.
Mijn advies aan alle inschrijvers is altijd: kijk wat de inspanning is om een winnende inschrijving te maken. Weeg dat af tegen contractduur, eventuele investeringen, eisen, houding opdrachtgever en bepaal of je wel of niet gaat inschrijven. Die afweging maak je zowel aan het begin van het traject, als na het verschijnen van elke NvI. Heel enkel adviseer ik een opdrachtgever om niet in te schrijven: gezien de eisen, voorwaarden, investering versus contractduur etc. Met name als de aanbestedende dienst daar niets in wil wijzigen, is het soms mijn advies om hier niet op te gaan inschrijven. Die houding van opdrachtgever zegt namelijk ook iets over de houding gedurende de uitvoering van de overeenkomst.
Tot slot: bedenk, dat focus op 1 bepaalde inschrijving beter is dan op meerdere tegelijk; dat verdeelt de aandacht. Beter gericht schieten op 1 dan met hagel op meerdere tegelijk.
Frustratie nummer 2: de hoeveelheid werk die voor een inschrijving gedaan moet worden.
Auteur: Octavia SiertsemaBest netwerk, hierbij dé nr. 2 frustratie bij het inschrijven op aanbestedingen.
Frustratie nummer 2 is de hoeveelheid werk die voor een inschrijving gedaan moet worden. Dit in relatie tot de omvang van de opdracht, de winkans, de contracttermijn etc. en gecombineerd met disproportionele eisen.
Bij het inschrijven moet je altijd kijken naar de hoeveelheid werk die je moet doen om een winnende inschrijving op te stellen. Hoeveel werk is het, wat is de winkans, hoelang loopt het contract, wat is de omvang van de opdracht. En is de hoeveelheid tijd die je steekt in een winnende inschrijving dan realistisch? Vaak zie je dat inschrijvingen zo bijzonder veel werk zijn of dat er dusdanig veel geďnvesteerd moet worden in apparatuur, terwijl het een contracttermijn is van 2 jaar. En dan is er wel sprake van verlengingen, maar daarbij ben je altijd afhankelijk van de aanbestedende dienst. Of wat mij een paar jaar geleden overkwam: een fors aantal gunningscriteria, met elk vele sub vragen waar je uitgebreid antwoord op moest geven. Dan lever je totaal 60 pagina's aan antwoorden op, waar je weken aan hebt gewerkt met je team. En vervolgens werden alle 5 inschrijvers binnen 2 dagen beoordeeld. Wat volgens mij, als je het grondig wilt doen, onmogelijk is.
De hoeveelheid werk betreft ook de categorie 'onnodige bijlagen'. Bijvoorbeeld een 'eigen' eigen verklaring die je moet tekenen en inleveren. Alles wat daar in staat, staat ook in de UEA. En soms ook al in de documenten zelf. Kortom, alleen maar meer werk en meer kans op fouten. Terwijl met de laatste wijzigingen van de aanbestedingswet is bepaald om de administratieve ballast voor inschrijvers te verminderen.
De hoeveelheid werk betreft ook de aparte vragen op de digitale platforms waar je de inschrijving moet indienen. Elke vraag uit de UEA staat daar soms als aparte vraag geformuleerd. Met erbij: 'heeft u dit gelezen en begrepen'. En op elke vraag moet je JA aanklikken. Het geeft mij als inschrijver elke weer het gevoel dat je als kleuter behandeld wordt. Het is ook onnodig veel werk (deze vragen staan ook al in de UEA die je ondertekent), het zijn veel vragen, met ook weer de kans dat je fouten maakt. En waarom?
Onnodig werk betreft ook alle disproportionele eisen die in het bestek staan. Torenhoge boetes terwijl je je afvraagt wat het daadwerkelijke risico voor aanbestedende dienst is. Aansprakelijkheid voor directe en indirecte schade, terwijl daar in de Gids proportionaliteit (onderdeel van de aanbestedingswet) duidelijk iets over bepaald is. Eisen over beschikbaar op dagen en tijden waarop de aanbestedende dienst (bij navraag) zelf ook niet beschikbaar is.
Disproportionaliteit betreft ook de investering in apparatuur die gedaan moet worden, denk aan koffiemachines of kopieermachines, etc. Bij een beetje opdracht gaat het om een grote investering, en dan blijkt het om een contract van 2 jaar te gaan. Als je dan aangeeft dat dit hoge kosten met zich mee brengt, wordt dat afgedaan als 'verantwoordelijkheid inschrijver'.
Denk van te voren ook na, als je inschrijft, over de marge. Het is van belang dat je er gedurende de contracttermijn een gezonde boterham aan verdient. Zodat na afloop van deze overeenkomst, jouw bedrijf nog steeds bestaat.
Mijn advies aan alle inschrijvers is altijd: kijk wat de inspanning is om een winnende inschrijving te maken. Weeg dat af tegen contractduur, eventuele investeringen, eisen, houding opdrachtgever en bepaal of je wel of niet gaat inschrijven. Die afweging maak je zowel aan het begin van het traject, als na het verschijnen van elke NvI. Heel enkel adviseer ik een opdrachtgever om niet in te schrijven: gezien de eisen, voorwaarden, investering versus contractduur etc. Met name als de aanbestedende dienst daar niets in wil wijzigen, is het soms mijn advies om hier niet op te gaan inschrijven. Die houding van opdrachtgever zegt namelijk ook iets over de houding gedurende de uitvoering van de overeenkomst.
Tot slot: bedenk, dat focus op 1 bepaalde inschrijving beter is dan op meerdere tegelijk; dat verdeelt de aandacht. Beter gericht schieten op 1 dan met hagel op meerdere tegelijk.
Octavia Siertsema