< Vorige blog | Volgende blog >
Best netwerk, zoals ik afgelopen maandag aankondigde volgt hierbij dé nr. 3 frustratie bij het inschrijven op aanbestedingen.
De planning. Bij de meeste aanbestedingen is de door de aanbestedende dienst aangegeven planning heilig. Inschrijvers mogen geen seconde te laat hun vragen stellen of hun inschrijving inleveren. Deadline niet gehaald betekent in de praktijk 'helaas pindakaas'. Al het werk is voor niets geweest. De andere kant is dat aanbestedende diensten daarentegen zich vaak in de praktijk niet aan de aangegeven planning houden. Nota van Inlichtingen komt niet op de aangegeven datum. Op de datum van de voorlopige gunning blijft het stil. Op zich kan dat gebeuren, maar (netjes) communiceren over de uitloop en de gewijzigde planning in het kader van verwachtingsmanagement, laat vaak te wensen over. Of de planning wordt wel aangepast, maar inschrijvers worden daar niet over geďnformeerd. En dan vraag ik mij af: waarom niet?
Ervaringen
Wat zijn jullie frustrerende ervaringen met de planning van aanbestedingen? Daar ben ik erg benieuwd naar. Geef gerust je commentaar of start een conversatie. Zoals beloofd verloot ik drie boeken onder de commentaren en/of conversaties.
De planning
Waarom zou je als inschrijvende partij een planning maken? Een aanbestedingsprocedure kent strakke tijdslijnen. Een planning, die je direct maakt bij het begin van de procedure, helpt bij het op tijd uitvoeren en bewaken van de benodigde werkzaamheden en de diverse stappen. Vermeld er alle interne afspraken en deadlines in. En dan geeft die planning aan alle betrokkenen binnen die bij het inschrijven betrokken zijn, duidelijkheid en overzicht: Wie doet wat en wanneer? Dit draagt bij aan het uiteindelijk tijdig opleveren van een goede inschrijving.
Timemanagement
Veel MKB-bedrijven behandelen aanbestedingen als een bijzaak. Herken je dat ... Hoe vaak komt het voor dat sales toch besluit in te schrijven op een tender die al 2 weken ergens op een bureau stof ligt te happen? Hoe vaak komt het voor dat de werkbelasting van een aanbesteding voor het team en de organisatie wordt onderschat? Regelmatig! Hier ligt ruimte voor verbetering.
Winnen
Vaker een tender winnen, wie wil dat nou niet? Voor mij is het inschrijven op een aanbesteding als een puzzel; als je de goede volgorde hanteert, komt er vanzelf het gewenste resultaat. Wanneer een bidmanager wordt aangesteld komt er structuur en wordt er vervolgens nagedacht over het proces om tot een winnende inschrijving te komen.
Evaluatie. Meten is weten. Net als iedere F1 of Champions league wedstrijd is het verstandig om iedere aanbesteding te evalueren. Als het goed is ga je voor het maximale resultaat. Van ieder traject kun je immers leren en vergroot je je winskans voor een toekomstig traject. Ik help je graag.
Advies nodig bij een aankomende, lopende of net afgeronde aanbesteding? Feedback op een verloren inschrijving? Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvende sparringsessie.
De planning: de nummer 3 frustratie bij het inschrijven op aanbestedingen
Auteur: Octavia SiertsemaBest netwerk, zoals ik afgelopen maandag aankondigde volgt hierbij dé nr. 3 frustratie bij het inschrijven op aanbestedingen.
De planning. Bij de meeste aanbestedingen is de door de aanbestedende dienst aangegeven planning heilig. Inschrijvers mogen geen seconde te laat hun vragen stellen of hun inschrijving inleveren. Deadline niet gehaald betekent in de praktijk 'helaas pindakaas'. Al het werk is voor niets geweest. De andere kant is dat aanbestedende diensten daarentegen zich vaak in de praktijk niet aan de aangegeven planning houden. Nota van Inlichtingen komt niet op de aangegeven datum. Op de datum van de voorlopige gunning blijft het stil. Op zich kan dat gebeuren, maar (netjes) communiceren over de uitloop en de gewijzigde planning in het kader van verwachtingsmanagement, laat vaak te wensen over. Of de planning wordt wel aangepast, maar inschrijvers worden daar niet over geďnformeerd. En dan vraag ik mij af: waarom niet?
Ervaringen
Wat zijn jullie frustrerende ervaringen met de planning van aanbestedingen? Daar ben ik erg benieuwd naar. Geef gerust je commentaar of start een conversatie. Zoals beloofd verloot ik drie boeken onder de commentaren en/of conversaties.
De planning
Waarom zou je als inschrijvende partij een planning maken? Een aanbestedingsprocedure kent strakke tijdslijnen. Een planning, die je direct maakt bij het begin van de procedure, helpt bij het op tijd uitvoeren en bewaken van de benodigde werkzaamheden en de diverse stappen. Vermeld er alle interne afspraken en deadlines in. En dan geeft die planning aan alle betrokkenen binnen die bij het inschrijven betrokken zijn, duidelijkheid en overzicht: Wie doet wat en wanneer? Dit draagt bij aan het uiteindelijk tijdig opleveren van een goede inschrijving.
Timemanagement
Veel MKB-bedrijven behandelen aanbestedingen als een bijzaak. Herken je dat ... Hoe vaak komt het voor dat sales toch besluit in te schrijven op een tender die al 2 weken ergens op een bureau stof ligt te happen? Hoe vaak komt het voor dat de werkbelasting van een aanbesteding voor het team en de organisatie wordt onderschat? Regelmatig! Hier ligt ruimte voor verbetering.
Winnen
Vaker een tender winnen, wie wil dat nou niet? Voor mij is het inschrijven op een aanbesteding als een puzzel; als je de goede volgorde hanteert, komt er vanzelf het gewenste resultaat. Wanneer een bidmanager wordt aangesteld komt er structuur en wordt er vervolgens nagedacht over het proces om tot een winnende inschrijving te komen.
Evaluatie. Meten is weten. Net als iedere F1 of Champions league wedstrijd is het verstandig om iedere aanbesteding te evalueren. Als het goed is ga je voor het maximale resultaat. Van ieder traject kun je immers leren en vergroot je je winskans voor een toekomstig traject. Ik help je graag.
Advies nodig bij een aankomende, lopende of net afgeronde aanbesteding? Feedback op een verloren inschrijving? Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvende sparringsessie.
Octavia Siertsema